A chaque rentrée scolaire, tous les élèves et profs disparaissent de l’affichage dans Gibii. Mais rassurez vous, ils sont encore dans la base avec leurs compétences et réapparaitront lors de l’importation.

Depuis la rentrée 2006, le remplacement de GEP par SCONET pour la gestion administrative des élèves modifie un peu la procédure. Depuis la rentrée 2007, l'identifiant unique de l'élève est généralisé. Le passage des élèves d'une année à l'autre est ainsi facilité.

Importer les élèves et les profs

Dans la théorie on devrait pouvoir directement exporter les données depuis SCONET dans un fichier texte et l’importer dans Gibii. Mais pour éviter certains problèmes et avoir une bonne compatibilité avec les élèves des années précédentes, il vaut mieux respecter la procédure un peu lourde ci-dessous. Ce n’est long à réaliser que la première fois. Si vous avez déjà utilisé SCONET et SCOPIE l'an dernier ce sera plus rapide aussi.

Procédure :

1) Télécharger SCOPIE 2008.ZIP ainsi que le mode d'emploi sur le serveur de l’académie de Bordeaux (Prendre la version la plus récente de chaque document) :

2) Créer une extraction des données élèves à partir de SCONET : pour cela suivez pas à pas la documentation téléchargée au point 1.

3) Créer une extraction des données profs à partir de STS Web (c’est toujours dans la même documentation :-))

4) Créer eleves.txt et profs.txt (les fichiers utilisés par gibii) à l’aide de SCOPIE : c’est la suite de la documentation téléchargée au point 1.

5) Connectez vous en administrateur à Gibii puis cliquez sur "Importation utilisateurs"

6) Sélectionner l’option des fichiers textes et laisser la case concernant la sécurité cochée. Une fois le formulaire validé le traitement peut être long, patientez ...

7) Une fois terminé, vous verrez la liste des incertains. Ce sont les élèves pour lesquels gibii n’est pas sur s’ils sont bien dans l’établissement et pas dans un autre. Ce sont les élèves qui ont le même nom et le même prénom. Vous disposez de la date de naissance pour les départager ainsi que l’établissement où ils étaient l’année précédente. Vous avez alors la possibilité de créer un nouvel élève ou de récupérer un élève d’un autre établissement (par ex passage de l’école primaire au collège ou déménagement).

Importer les profs (Autres méthodes ...)

Vous pouvez utiliser la méthode décrite dans le paragraphe précédent. En cas de problèmes vous pouvez utiliser une des méthodes ci-dessous.

Première solution :

Les enseignants aussi sont susceptibles de changer d’établissement. Les comptes sont remis à zéro à la rentrée, comme pour les élèves. Donc il n’y a plus de profs dans votre liste. Si vous faites un import depuis un fichier texte, ils réapparaitront.

Voyons comment générer le fichier texte :

Votre fichier doit avoir la structure suivante :

;civilité;nom;prenom;;;login;

Par exemple, avec une ligne par enseignant :

;M;Bolli;Alain;;;abolli;

;Mme;Tata;Yoyo;;;ytata;

IMPORTANT : les point-virgules en début et en fin de ligne sont IMPERATIFS ;

Pour simplifier la vie des enseignants vous pouvez choisir pour login le même que celui de la messagerie académique.

Pour faciliter la création du fichier texte il faut partir d’un document existant avec la liste des profs. Utilisez un tableur pour transformer le fichier. Vous trouverez un exemple en pièce jointe de cet article. Cet exemple part d’un fichier fourni par la DITEN avec les logins du courrier académique.

Une fois le fichier créé, importez le par la même procédure que celle des élèves.

Deuxième solution

Autre solution : Cliquer sur "anciens utilisateurs". Vous verrez alors les profs de l’an dernier. Vous pouvez sélectionner ceux qui sont encore là et les récupérer. Ensuite vous créez les nouveaux à la main.

Une fois les profs créés, ils doivent se connecter, ajouter un mot de passe et une discipline. Ils doivent aussi sélectionner leurs classes et les compétences qu’ils souhaitent valider.

Voilà, j’espère que l’importation est un peu plus claire maintenant. Gardez toujours à l’esprit que Gibii est académique, donc vous pouvez voir des élèves et des profs d’autres établissements (notemment lors du traitement des incertains). Tout cela est normal.

N’hésitez pas à me contacter en cas de problèmes.

Dernière Mise à Jour 11/09/2008